Diese Website verarbeitet ausschließlich Daten, die für die Durchführung der Veranstaltung und die Abwicklung der Ticketbuchung erforderlich sind. Es findet kein Tracking statt und es werden keine Daten an Dritte verkauft oder zu Werbezwecken verwendet.
Fassung 2026-09-05 — diese Fassung wird zu jeder Buchung mitgespeichert, damit nachvollziehbar bleibt, welchem Text zugestimmt wurde.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist das Abiball-Komitee des Einhard Gymnasiums Aachen. Kontaktdaten findest du im Impressum.
2. Welche Daten werden erhoben?
Im Rahmen der Ticketbuchung werden folgende Daten erhoben:
- Vor- und Nachname – zur Identifikation beim Einlass und auf dem Ticket
- E-Mail-Adresse – für Buchungsbestätigung, Zahlungsinformationen, QR-Code-Versand und ggf. Bearbeitungscodes
- Anzahl der gebuchten Tickets – zur Planung und Abrechnung
- Buchungsnummer – wird automatisch generiert, dient zur eindeutigen Zuordnung
- Zahlungsstatus – ob die Zahlung eingegangen ist
- IP-Adresse & Browserkennung (User-Agent) – werden beim Seitenaufruf technisch erfasst, zur Missbrauchsprävention
- Zeitstempel – Zeitpunkt der Buchung, Zahlung und des Einlass-Check-ins
3. Zweck und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur:
- Abwicklung der Ticketbuchung und Zahlungszuordnung
- Kommunikation per E-Mail (Bestätigung, QR-Code, Bearbeitungscodes)
- Einlass-Management am Veranstaltungsabend (QR-Code-Scan, Check-in)
- Erstellung von Zahlungsquittungen auf Anfrage
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Missbrauchsprävention) für die Verarbeitung von IP-Adressen.
4. Speicherdauer
- Buchungsdaten (Name, E-Mail, Tickets, Zahlungsstatus): Werden gespeichert, solange sie für die Durchführung der Veranstaltung und die Abwicklung aller Zahlungen erforderlich sind. Nach Abschluss der Veranstaltung und Begleichung aller offenen Zahlungen werden die Daten gelöscht.
- IP-Adressen und technische Zugriffsdaten: Werden spätestens 30 Tage nach dem Seitenaufruf gelöscht.
- Anmelde-Codes und Sitzungsdaten: Verfallen automatisch nach wenigen Minuten und werden regelmäßig bereinigt.
- Buchungsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Ticketanzahl, Zahlungsstatus): Werden bis zum Abschluss der Veranstaltung und der Klärung aller Zahlungen benötigt und danach gelöscht, spätestens 90 Tage nach dem Veranstaltungstermin. Eine frühere Löschung auf Wunsch ist jederzeit möglich (siehe Abschnitt 7).
- Protokolle über Verwaltungshandlungen (wer hat wann eine Buchung bearbeitet, bezahlt markiert oder eingecheckt): Werden zur Nachvollziehbarkeit ein Jahr aufbewahrt, An- und Abmeldungen am Verwaltungsbereich höchstens 90 Tage.
5. E-Mail-Versand
Für den Versand transaktionaler E-Mails (Buchungsbestätigung, Zahlungsbestätigung, QR-Code-Ticket, Bestätigungs- und Bearbeitungscodes) nutzen wir den Dienst Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. An Brevo werden die Empfängeradresse, der Betreff und der Inhalt der jeweiligen E-Mail übermittelt — je nach Anlass also Vor- und Nachname, Buchungsnummer, Ticketanzahl, Betrag und das QR-Code-Ticket. Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt. Es werden ausschließlich E-Mails versendet, die in direktem Zusammenhang mit der Buchung stehen. Newsletter oder Werbe-E-Mails werden nicht versendet.
Der Betrieb der Website erfolgt auf einem Server innerhalb der Europäischen Union. Der Hosting-Anbieter ist ebenfalls Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und hat technisch Zugriff auf den Server, auf dem die Daten liegen; auch hier besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
6. Weitergabe an Dritte
Über die in Abschnitt 5 genannten Auftragsverarbeiter hinaus werden personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergegeben. Eine weitere Ausnahme besteht nur, soweit dies zur Durchführung der Veranstaltung zwingend erforderlich ist (z. B. Bereitstellung einer Gästeliste an die Veranstaltungsstätte für den Einlass). Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt, und es erfolgt keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU.
Wenn du dein Ticket bezahlst, erfährt außerdem deine Bank bzw. — falls du diesen Weg wählst — PayPal von der Überweisung. Diese Verarbeitung liegt außerhalb unseres Einflussbereichs und richtet sich nach den Bestimmungen des jeweiligen Anbieters.
7. Deine Rechte nach DSGVO
Du hast jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO). Den Namen kannst du selbst über die Bearbeitungsfunktion auf dieser Website ändern, solange die Buchung noch nicht bezahlt ist; für eine Änderung der E-Mail-Adresse wende dich bitte an das Komitee
- Löschung deiner Daten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausübung deiner Rechte wende dich per E-Mail an das Komitee (Kontaktdaten siehe Impressum). Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
8. Technische Sicherheit
- Die Verbindung zur Website ist TLS/SSL-verschlüsselt (HTTPS).
- Passwörter werden nicht gespeichert – die Anmeldung erfolgt über Einmal-Codes per E-Mail.
- Sitzungsdaten (Tokens) verfallen automatisch nach 24 Stunden.
- Der Zugriff auf Buchungsdaten ist auf autorisierte Mitglieder des Komitees beschränkt und wird protokolliert.
9. Cookies & Tracking
Diese Website verwendet keine Cookies, keine Tracking-Dienste (z. B. Google Analytics), keine sozialen Plugins und keine eingebetteten Inhalte Dritter. Es werden lediglich technisch notwendige Daten im lokalen Speicher (localStorage) des Browsers abgelegt, um die Admin-Sitzung aufrechtzuerhalten. Rechtsgrundlage hierfür ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch erforderliche Speicherung).
10. Änderungen
Das Komitee behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder Änderungen der Website anzupassen. Es gilt jeweils die aktuelle Fassung auf dieser Seite.